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E-Mail Archivierung

Rechtssicher Archivieren nach höchsten Standards

Rechtssichere E-Mail Archivierung mit Securepoint UMA

E-Mails - und die darin enthaltenen Dokumente - gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben und stellen wertvolle Datenbestände dar, welche gesetzlichen Anforderungen unterliegen und langfristig archiviert werden müssen. Benötigte Informationen in gewachsenen E-Mail-Beständen zu finden, wird immer schwerer. Anwender löschen wichtige E-Mails und Dokumente in ihren Postfächern.

Das revisionssichere Mail- und Dokumenten-Archivierungssystem UMA löst diese Probleme in nur einem einzigen System.

Anforderungen an eine E-Mail Archivierungslösung

Schutz vor Datenverlust
Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. UMA archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

Gesetzliche Anforderungen
Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

Intuitive Oberfläche
Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.

Entlastung Mailserver
Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

Wir unterstützen Sie bei der Lösungsfindung

Sie sind auf der Suche nach einer gesetzeskonformen und revisionssicheren E-Mail Archivierungslösung? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie worauf man unbedingt achten sollte und welches Konzept zu Ihrer IT-Infrastruktur passt.

Warum Sie eine E-Mail Archivierungslösung benötigen

Schutz vor Datenverlust – Speichern Sie Ihre E-Mails langfristig, sicher und zentral an einem Speicherort, der zusätzlich verschlüsselt gesichert wird.

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails – Es können zwar E-Mails in Outlook oder auf dem Exchange Server gelöscht werden, jedoch ist es nicht möglich E-Mails in dem E-Mail Archiv zu löschen oder zu manipulieren. Die Wiederherstellung absichtlich oder "versehentlich" gelöschter E-Mails sind in Sekunden möglich.

Produktivitätssteigerung – Erstellen Sie eine Wissensdatenbank und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter schneller benötigte E-Mails durch umfangreiche Detailsuche und Outlook-Plugins finden.

Automatisierter Betrieb mit geringen Laufkosten – E-Mails werden vollautomatisiert archiviert und in revisionssichere Langzeitarchive abgelegt.

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen – Nutzung des Mail-Archivs mit einem Supervisor-Mode möglich.

Rechtssicherheit vor Gericht – Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.

Entlastung Exchange-Server/ Datensicherung vereinfachen – Leistungssteigerung und Entlastung Ihres Mail-Servers durch Auslagerung älterer E-Mails. Reduzieren Sie die E-Mail-Storage-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von unnützen E-Mails. Vereinfachte und automatisierte Datensicherung, welche natürlich verschlüsselt erfolgt.

Einfache Active Directory Integration und beliebig skalierbar – Einfache Integration in AD und LDAP-Verzeichnisdienste ist natürlich möglich. Das schnelle Anlegen von Benutzern wird unterstützt.

E-Mail Wiederherstellung, Restore und Export – Per Drag and Drop gelöschte E-Mails selbst wiederherstellen. Verkürzen Sie Ihre Restore-Zeit bei der Postfach-Wiederherstellung und den Export via IMAP oder EML-Formate.

E-Mail Kontrolle statt dezentrale gespeicherte E-Mails – Bei vielen Benutzern läuft das Postfach über und Sie beginnen mit Auslagerung der PST-Dateien. Vermeiden Sie in Zukunft die Probleme und speichern Sie alles zentral.

Automatisches Dokumenten-Management – Automatisierte Archivierung der geschäftsrelevanten E-Mails und schnelleres Finden von Dokumenten, z.B. mit:

  • Volltextsuche,
  • einem verschiebbaren Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung,
  • Vorschaubilder für Dokumente,
  • Kategorien und vieles mehr.

Die Datenaufbereitung durch das DMS-System erfolgt automatisch und selbständig im Hintergrund (z.B. Erstellung von Vorschaubildern, Indexierung, OCR in Bildern).

E-Mail Wiederherstellung und -Backup – Büro-Mitarbeiter können per Drag and Drop gelöschte E-Mails selbst wiederherstellen und verfügen somit über ein sicheres Backup ihres eigenen Datenbestandes.

Qualifizierte Zeitstempel – Im Gegensatz zu anderen Archivierungslösungen verwendet Securepoint UMA für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel. Diese werden täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt.

Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden.

Rechtliches zum E-Mail Archiv – Die Gesetze zur E-Mail Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.