Archivierung / Dokumentenmanagement
Für viele Unternehmen ist die Aufbewahrung und Verwaltung der anfallenden Dokumente auch heute noch eine Herausforderung.
Schließlich ist die Art der täglich eintreffenden Dokumente sehr unterschiedlich und für jede wurde im Lauf der Zeit ein Ablagesystem entwickelt. Dieses funktioniert zwar in der täglichen Praxis erst einmal, ist aber leider oft nicht optimal. Die Suche nach einer entsprechenden Information gestaltet sich so meist schwierig, vor allem wenn unterschiedliche Dokumenttypen in Frage kommen oder der Ablageort nicht genau bekannt ist.
Beispielszenarien aus dem Arbeitsalltag
Papierdokumente
- Der tägliche Posteingang, welcher in verschiedenen Ordnern abgeheftet wird.
- Der Faxeingang, der meist auch in entsprechenden Ordnern abgelegt wird.
- Kopien des ausgehenden Post- und Faxverkehrs müssen auch oft ausgedruckt und abgelegt werden.
- Mitschriften, Notizen, interne Kommunikation -> wohin damit?
- Interessante Fachartikel aus Zeitschriften und Büchern werden gescannt oder kopiert, die Suche nach diesen Informationen verschlingt aber sehr viel Zeit, vorausgesetzt, sie werden überhaupt jemals wieder gefunden.
Elektronische Dokumente
- Oft gibt es eine gewachsene Struktur auf dem Dateiserver, das Ablegen von Dokumenten erfordert eine gewisse Disziplin und natürlich die Kenntnis der Struktur. Diese wird ebenfalls für das effektive Wiederauffinden benötigt. Wenn ein Dokument nicht konkret einem Ordner zuzuordnen ist bzw. thematisch zu mehreren Ordnern passt, stößt das System an seine Grenzen und wird völlig ineffektiv.
- Die E-Mail Ablage erfolgt meist ähnlich der von elektronischen Dokumenten, mit den selben Nachteilen. Die Ablage in öffentliche Ordner auf einem E-Mail Server mit Zugriffsrechten für bestimmte Benutzer kann einen Teil dieser Nachteile aufheben, entspricht aber auch nicht den gesetzlichen Vorgaben.
- Oft fehlt die Möglichkeit, Informationen von Webseiten schnell zu speichern. Im ungünstigsten Fall werden diese in Papierform ausgedruckt.
- Um elektronische Dokumente wieder zu finden, erfolgt die Suche an verschiedenen Stellen und der Benutzer muss wissen, in welcher Form die Information vorliegt.
Vorteile der elektronischen Archivierung
- Archiviert werden können Papierdokumente, Faxe, E-Mails, elektronische Dokumente (Office Formate, PDF, Bilder…) sowie mit Hilfe eines Druckertreibers auch alle Informationen, welche Sie am Computer erstellen oder ansehen können (z.B. Webseiten)
- Bei allen Dokumenten, welche Text enthalten, wird dieser extrahiert oder über ein OCR Modul erfasst.
- Das Einpflegen von Dokumenten erfolgt unkompliziert, zum Teil auch automatisch.
- Die Rechte zum Zugriff auf Dokumente können entsprechend Ihren Bedürfnissen angepasst werden.
- Die Masken für die Verschlagwortung der eingepflegten Dokumente können nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden.
- Sie suchen zentral an einer Stelle, wahlweise nach Rubriken, Schlagwörtern oder Volltext und finden so jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
- Alle Dokumente können als PDF Dateien exportiert werden.
- Die Datensicherung erfolgt vollautomatisch.
